Als Stefanie Jarantowski, Gründerin von Eventsofa, zwei weitere Mitarbeiter einstellt, wird der Platz im kleinen Berliner Coworking Space Cubicmeter zu eng. Kurzfristig muss sie einen neuen Ort zum Arbeiten finden, am besten gleich ein eigenes Büro. Zwei Monate lang sucht sie auf Immobilienplattformen und befragt ihr Netzwerk, um einen neuen Platz für ihre Vermittlung von Event-Locations zu finden. Die Suche wird schwieriger als gedacht. Zum Teil wurden ungewöhnlich hohe Kautionen gefordert, dann verlangten Vermieter unerwartet viele persönliche Informationen – von der privaten Schufa-Auskunft bis zu einem polizeilichen Führungszeugnis. Auch kostet die Suche parallel zum Tagesgeschäft einfach viel Zeit. „Kundenakquise war in der Zeit nicht möglich“, erzählt die Gründerin.
Ähnlich wie Stefanie geht es vielen Gründern. Wenn ein Startup eine gewisse finanzielle Stabilität erreicht hat und wächst oder repräsentativere Räume mit mehr Komfort sucht, stellt sich die Frage: „Wie finde ich das passende Büro?“
Den Bedarf für das eigene Büro analysieren
Ähnlich wie Stefanie geht es vielen Gründern. Wenn ein Startup eine gewisse finanzielle Stabilität erreicht hat und wächst oder repräsentativere Räume mit mehr Komfort sucht, stellt sich die Frage: „Wie finde ich das passende Büro?“Im Vertrag muss explizit aufgeführt werden, dass es sich um eine Gewerbeimmobilie handelt. Gerade bei Büros in Wohnhäusern kann es sonst zu Unstimmigkeiten führen. Auch die Mietzeit und der Mietzins sollten benannt werden. Außerdem sollte die Kündigungsfrist schriftlich festgehalten werden, da sie nicht gesetzlich geregelt ist. Üblich sind hier sechs Monate. Auch darf der Konkurrenzschutz nicht vergessen werden. So stellt der Mieter sicher, dass kein ähnliches Unternehmen im gleichen Gebäude mieten darf.
Es bietet sich an, das Büro oder einen Teil davon unterzuvermieten, wenn man vorhat, in der Fläche zu wachsen, oder um Kosten zu sparen. Dieses Recht sollte man sich schriftlich im Vertrag vorbehalten. Auch wenn man frühzeitig aus dem Vertrag aussteigen möchte, lohnt es sich, eine Nachmieterklausel im Vertrag zu haben. Vorteilhaft ist eine Klausel, die es erlaubt, den Nachmieter selbst zu benennen.
Die Kaution für Gewerbeimmobilien ist nicht gesetzlich festgelegt. Daher sollte im Mietvertrag vereinbart werden, wo die Kaution eingezahlt wird. Es empfiehlt sich ein offenes Treuhandkonto für den Fall, dass der Vermieter Insolvenz anmelden muss. In der Regel beträgt die Kaution zwei Nettokaltmieten. Alternativ genügt oft schon eine Bankbürgschaft.Wer sich auf einen langjährigen Mietvertrag einlässt, sollte versuchen, zusätzliche Zugeständnisse auszuhandeln, besonders, weil der Wert der Immobilie durch den Mietvertragsabschluss steigt. So lässt sich zum Beispiel vereinbaren, dass man die Räume nach individuellen Bedürfnissen umbauen darf, dass sich der Vermieter an den Kosten für den Innenausbau beteiligt, aber auch ein Sonderkündigungsrecht oder mietfreie Monate. Es ist empfehlenswert, letztere auf die Laufzeit und pro Quadratmeter zu strecken, statt sie gleich vollständig für die ersten Monate zu übernehmen.
Sollte eine kürzere Mietlaufzeit möglich sein, ist es sinnvoll, diese durch eine für den Mieter einseitige Verlängerungsoption vertraglich zu vereinbaren.
Reike Treder musste gleich mehrmals auf Bürosuche gehen. Er wollte sein Startup Incubes vom Inkubator Interim Invest lösen und zog mit seinem Unternehmen in die ehemaligen Räume des Gründerzentrums Gründerbox M25 in Berlin-Friedrichshain. Doch auch dort musste Incubes raus, weil die Büros in Mietwohnungen umgewandelt werden sollten. Also begann die Suche nach einem zentralen Büro für das sechsköpfige Team im Sommer 2015 aufs Neue. „Es sollte hell sein, mehrere Räume haben und eine Küche, in der man zusammenkommen kann“, erläutert Reike. Besonders wichtig waren ihm auch Rückzugsmöglichkeiten und räumliche Flexibilität. „Das ist sehr förderlich für das Wohlbefinden und sorgt für ein angenehmes Arbeitsklima“, findet er. Schließlich legte er auch großen Wert auf den Standort. „Er hat eine große strategische Bedeutung für das Recruiting, und seine Repräsentativität ist wichtig für die Kunden.“
Verhandlungsgeschick ist gefragt
Zu Beginn der Suche lohnt es sich, einen Aufruf im eigenen Netzwerk zu starten, etwa über Facebook, Twitter oder Xing. Denn die Wahrscheinlichkeit ist groß, dass Bekannte mit ähnlichem Bedarf die Suche schon hinter sich haben und mit Tipps und Kontakten dienen können, oder aber selbst Nach- oder Untermieter für ihre Büros suchen. Oft finden Startups auf diesem Weg auch die erste Grundausstattung. „Die Startup-Szene ist so dynamisch und gut vernetzt, dass ständig Räume frei und Nachmieter gesucht werden“, sagt Stefanie Jarantowski, die mit Twitter gute Erfahrungen gemacht hat: Hier erhielt sie viele Reaktionen von Startups, die ihre Büros abgeben wollten. Auch in regionalen Newslettern wie Woloho für Berlin inserieren Anbieter von Gewerbeflächen. Ein erster Eindruck zu Flächen und Preisen lässt sich über die gängigen Immobilienplattformen wie Immobilienscout24 oder Immobiliengesellschaften wie die GSG in Berlin gewinnen.
Generell gelten – anders als bei Wohnungen – für Mieter von Gewerbeimmobilien keine gesetzlichen Schutzvorschriften wie Kündigungsschutz oder das Recht auf Mietminderung bei bestimmten Mängeln. Die Mietverträge sind frei verhandelbar. Daher müssen der Vertrag genau gelesen und die Konditionen individuell verhandelt werden. „Als Startup sollte man besonders darauf achten, dass es eine Unter- und Nachmieterregelung im Vertrag gibt“, rät Nadine Achilles, Mitgründerin der Büroflächenvermittlung Setting. Gewerbliche Mietverträge haben nämlich meist eine langjährige Mietlaufzeit. Deshalb möchten Vermieter auch sichergehen, dass der Mieter kreditwürdig ist.
Die formalen Unterlagen, die gefordert werden, sind von Fall zu Fall unterschiedlich, doch meist werden aktuelle Betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA), die letzten Jahresabschlüsse und auch eine private Schufa-Auskunft des Geschäftsführers verlangt.
Reike Treder lernte über Immobilienscout24 den Finanzberater und Immobilienhändler Pierre Lussato kennen, der ihnen die Fläche anbot, in die sie letztlich einzogen. Als Managing Partner von Galaxis Capital kennt er sich mit der Startup-Szene gut aus und forderte von Reike eine Zusammenfassung des Businessplans, um sich ein Bild vom Potenzial des Unternehmens machen zu können. Zudem machte er auch eine Bonitätsprüfung von Incubes und führte ein intensives Interview. Zum Ende seiner Suche hatte Reike drei Immobilien auf seiner Shortlist. Die Entscheidung fiel dann ganz demokratisch bei einer Abstimmung im Team. Seither sitzt Incubes mit inzwischen zehn Leuten in Berlin-Treptow: vier Arbeitsräume auf einer Fläche von 230 Quadratmetern mit einem Konferenzraum, Empfang und einer großzügigen Küche.
Unterstützung bei der Suche
Ob man die Suche allein bestreiten oder einen Makler zur Hilfe nimmt, ist nicht nur eine Frage des Geldes. Die Eigenrecherche ist sehr zeitaufwendig und mühsam, gerade wenn man zum ersten Mal nach einer Gewerbeimmobilie sucht und sich seines Bedarfs und seiner Optionen noch nicht sicher ist. Andererseits fand Stefanie Jarantowski es vorteilhaft, ohne Makler einen direkten Draht zum Vermieter zu haben und mit demjenigen zu sprechen, der die Entscheidungen trifft. „Ein Makler ist immer hilfreich, wenn man nicht weiß, in welche Richtung es gehen soll“, sagt auch Marcus Drost von Immobilienscout24. Der Makler kann helfen, den Bedarf zu analysieren und diesen schneller passenden Immobilien
